Política de privacidad

1. Quién responde por tus datos

El responsable del tratamiento es Juan David Flórez, persona natural domiciliada en Bucaramanga, Santander, Colombia, que presta el servicio bajo el nombre comercial Citafy. Para cualquier asunto relacionado con esta política, incluido el ejercicio de tus derechos, escribe a [email protected].

2. Dos roles distintos, según de quién sea el dato

Esta distinción define todo lo demás, así que va antes que el detalle:

• Frente al profesional que contrata Citafy somos responsables del tratamiento. Sus datos de cuenta son nuestros para administrar el servicio.
• Frente a los clientes de ese profesional somos encargados del tratamiento. El responsable es el profesional: él decide a quién agenda, qué datos carga y a quién le escribe. Nosotros solo tratamos esa información siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio. Si eres cliente de un negocio y quieres que borren tus datos, el camino corto es pedírselo a él; si prefieres escribirnos a nosotros, trasladamos la solicitud.

3. Qué datos tratamos

Del profesional

• Nombre, correo electrónico y contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano).
• Datos del negocio: nombre, dirección si la publica, zona horaria, servicios, precios, duración y horarios de atención.
• Datos de facturación y estado de la suscripción.
• El logo del negocio y las fotos de perfil, si decide subirlos.

De los clientes agendados

• Nombre y número de teléfono en formato internacional.
• Correo electrónico, solo si el cliente o el profesional deciden dejarlo.
• Historial de citas: fecha, servicio, estado (pendiente, confirmada, cancelada, reagendada) y las notas que el profesional o el propio cliente escriban.
• Los mensajes de WhatsApp intercambiados con el número de la plataforma a propósito de esas citas, y su estado de entrega.

Datos técnicos

• Cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión iniciada. No usamos cookies de publicidad ni vendemos datos a terceros.
• Registros del servidor (dirección IP, fecha y hora, error ocurrido) para diagnosticar fallos y detectar abuso.
• En la app móvil, si el profesional acepta las notificaciones: el identificador de notificaciones de su dispositivo, la plataforma (Android o iOS) y el nombre del dispositivo. Sirven solo para avisarle de sus citas; dejan de usarse al cerrar sesión y se borran al eliminar la cuenta.
• En la app móvil, cuando ocurre un fallo: un reporte técnico del error (modelo del dispositivo, versión del sistema y de la app, y en qué parte de la app ocurrió). Se usa solo para corregir el fallo.

4. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: crear, mostrar y actualizar citas, y calcular disponibilidad.
• Enviar por WhatsApp el recordatorio y la confirmación de la cita, y registrar la respuesta del cliente para actualizar su estado.
• Si el cliente dejó su correo, enviarle ahí la confirmación, los recordatorios y la cancelación de su cita, con un archivo de calendario para que pueda guardarla. Ese correo no se usa para nada más.
• Reflejar las citas en el Google Calendar del profesional, si él conecta su cuenta.
• Cobrar la suscripción y emitir los soportes de pago.
• Avisarle al profesional en su teléfono de las citas nuevas, canceladas o por confirmar.
• Sostener la seguridad del servicio, corregir fallos y atender solicitudes de soporte.

No usamos los datos de los clientes agendados para publicidad, ni propia ni de terceros, ni construimos perfiles con ellos, ni los cedemos a nadie fuera de lo descrito en la sección 6.

5. Google Calendar

Conectar Google Calendar es opcional. Si el profesional no lo conecta, Citafy funciona igual y nunca pedimos acceso a su cuenta de Google.

Qué permisos pedimos y por qué

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.owned — para crear, actualizar y borrar en el calendario principal del profesional los eventos que corresponden a sus citas de Citafy. Alcanza solo a los eventos de los calendarios que el profesional posee: no a los calendarios que otros comparten con él, ni a la configuración de su cuenta.
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — únicamente para mostrar en la pantalla de ajustes qué cuenta de Google quedó conectada. Sin eso, la pantalla diría «conectado» sin decir a qué.

Acceso: qué datos de Google usamos

• Los eventos que Citafy crea en el calendario principal del profesional, uno por cita. Citafy no lee, no lista y no copia ningún otro evento del calendario: la sincronización va en una sola dirección, de Citafy hacia Google, y el calendario nunca modifica la base de datos de Citafy.
• El correo de la cuenta de Google conectada, para mostrarlo en la pantalla de ajustes.

Para mantener la conexión guardamos: los tokens de acceso y de actualización que entrega Google, el correo de la cuenta conectada y, en cada cita, el identificador del evento de Google que le corresponde. Nada más.

Uso: para qué los usamos

Únicamente para crear, actualizar y borrar en el calendario del profesional los eventos de sus citas de Citafy: cuando se agenda una cita aparece el evento, cuando cambia se actualiza y cuando se cancela se borra. Cada evento lleva el nombre del servicio, el nombre y teléfono del cliente, las notas de la cita y un enlace para abrirla en Citafy, y queda marcado internamente como propio, de modo que Citafy solo modifica o borra los eventos que creó y nunca los demás. El correo de la cuenta se usa solo para mostrar qué cuenta quedó conectada; no se usa para enviar correos, ni para crear o vincular cuentas.

Transferencia: con quién se comparten

Con nadie. Los datos recibidos de Google no se venden, no se ceden y no se comparten con terceros. Solo los procesan los proveedores de infraestructura que alojan la aplicación y su base de datos, en nombre de Citafy y únicamente para prestar el servicio. Se entregarían a una autoridad solo si una orden legal válida lo exige.

Protección: cómo se protegen

• Toda comunicación con Citafy y con Google viaja cifrada (HTTPS / TLS).
• Los tokens de Google se guardan cifrados en la base de datos (AES-256-GCM), con una clave que se guarda aparte de ella: una copia de la base no basta para acceder al calendario de nadie.
• Cada token solo se usa dentro del servidor de Citafy, nunca se envía al navegador ni a la aplicación móvil, y cada consulta está restringida al negocio y al profesional dueños de la conexión.
• El acceso al servidor y a la base de datos está restringido al responsable del servicio.

Retención y eliminación

• Los datos de Google se conservan solo mientras la cuenta de Google esté conectada.
• Al desconectar Google (Configuración → Calendario → Desconectar) revocamos el permiso ante Google y borramos en el momento los tokens, el correo de la cuenta conectada y los identificadores de evento guardados en cada cita.
• Al eliminar la cuenta de Citafy ocurre lo mismo, en el momento, sin esperar el plazo de 90 días que aplica al resto de los datos (sección 7).
• Al desconectar también borramos de su calendario los eventos de citas que aún no ocurren, para que no queden citas que Citafy ya no actualiza. Los de citas pasadas se quedan como historial en su cuenta de Google, donde puede borrarlos cuando quiera.

Uso limitado

El uso y la transferencia que Citafy hace de la información recibida de las APIs de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. En concreto: no usamos los datos de Google para publicidad, no los vendemos, no los transferimos a terceros salvo para prestar el servicio o cuando la ley lo exija, y ninguna persona los lee, salvo que tú lo autorices expresamente para resolver un problema de soporte o que la ley nos obligue.

Cómo revocar el acceso

Desde Configuración → Calendario en tu panel de Citafy puedes desconectar la cuenta cuando quieras: revocamos el permiso ante Google y borramos los tokens de nuestra base de datos. También puedes hacerlo directamente en la página de permisos de tu cuenta de Google. Los eventos que ya estaban en tu calendario se quedan ahí a propósito: son tu agenda.

6. Con quién compartimos datos

Solo con los proveedores necesarios para que el servicio funcione, y solo con lo que cada uno necesita:

• Twilio y Meta (WhatsApp Business Platform) — envío y recepción de los mensajes: nombre y teléfono del cliente, y el contenido del mensaje.
• Google — solo si el profesional conecta su calendario, y solo los datos de la cita descritos en la sección 5.
• MercadoPago — cobro de la suscripción. Los datos de la tarjeta los trata MercadoPago; Citafy no los ve ni los almacena.
• Expo (y, a través de él, Apple y Google) — entrega de las notificaciones de la app móvil: el identificador del dispositivo y el texto del aviso (por ejemplo, el nombre del cliente y la hora de la cita).
• Sentry — registro de errores de la aplicación: el reporte técnico del fallo descrito en la sección 3. No se usa para publicidad ni para seguir tu actividad.
• Proveedores de infraestructura y correo — alojamiento de la base de datos y la aplicación, y envío de los correos transaccionales.

Estos proveedores operan servidores fuera de Colombia, así que tratar tus datos implica una transferencia internacional. Al aceptar esta política la autorizas, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. No vendemos datos personales a nadie.

También podemos entregar información cuando nos la exija una autoridad competente mediante orden válida.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras la cuenta esté activa, más el tiempo que exijan las obligaciones contables y legales. Los clientes y servicios que el profesional elimina se marcan como borrados y dejan de aparecer, pero se conservan mientras existan citas históricas que los referencien, porque borrarlos del todo dejaría esa historia incompleta.

Si cierras tu cuenta, eliminamos o anonimizamos tus datos y los de tus clientes dentro de los 90 días siguientes, salvo lo que debamos conservar por ley. Los tokens de Google se borran en el momento en que desconectas el calendario o cierras la cuenta, sin esperar ese plazo.

8. Seguridad

El tráfico viaja cifrado (HTTPS), las contraseñas se guardan con funciones de hash de un solo sentido, los tokens de Google se guardan cifrados y el acceso a los datos está separado por negocio: ninguna consulta de la aplicación puede devolver información de un negocio distinto al de la sesión. Ningún sistema es infalible, pero si ocurriera un incidente que afecte tus datos te lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad como corresponde.

9. Tus derechos

Como titular de datos personales puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización que diste; ser informado sobre el uso que les hemos dado; revocar la autorización o pedir que los suprimamos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercerlos usa el formulario de derechos sobre tus datos o escribe a [email protected] desde el correo asociado a tu cuenta, indicando qué pides. Si quieres borrar tu cuenta de Citafy, puedes hacerlo tú mismo en cualquier momento: así se hace. Las consultas se responden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de ley, contados desde que recibimos la solicitud.

10. Menores de edad

Citafy no está dirigido a menores de edad ni les creamos cuentas. Un profesional puede agendar a un menor como cliente; en ese caso es él quien responde por contar con la autorización de sus padres o representantes.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos algo relevante, actualizamos la fecha del encabezado y avisamos por correo o dentro de la aplicación antes de que el cambio empiece a regir. Esta política está vigente desde el 10 de octubre de 2026.